A utilização de um editor de PDF pode trazer diversas facilidades para a rotina do RH. Por esse motivo, listaremos algumas vantagens de recorrer a este formato. 

Um editor de PDF é uma ferramenta indispensável para a rotina do setor de Recursos Humanos. Ele simplifica e agiliza diversas tarefas administrativas, melhora a organização e contribui para uma gestão mais eficiente de documentos. 

Se você trabalhar neste segmento, fique ligado neste texto porque traremos os principais motivos pelos quais um editor de PDF pode facilitar o seu dia a dia. 

Entenda melhor como o editor de PDF pode ajudar no dia a dia do RH

O RH desempenha um papel vital para alinhar os objetivos do negócio às expectativas dos colaboradores, criando um ambiente produtivo e inovador. Por esta razão, a utilização de um editor de PDF é essencial, já que, desta forma, o departamento terá mais tempo para se concentrar em tarefas mais estratégicas, como o desenvolvimento de talentos e o engajamento dos colaboradores. 

O uso de um editor de PDF no RH, por exemplo, vai além da simples função de fazer a edição de documentos. Ele tem a capacidade de transformar processos manuais em fluxos de trabalho digitais, otimizando tempo, reduzindo custos e aumentando a segurança e a eficiência. 

Se você ainda tem dúvidas sobre a facilidade que um editor de PDF pode trazer, fique ligado no texto abaixo. 

1. Gerenciamento de documentos

O editor de PDF como, por exemplo, o PDFelement, permite armazenar e organizar contratos, currículos, avaliações de desempenho e outros documentos importantes em um formato uniforme.

Além disso, são ótimos para trazer a redução no tamanho de arquivos, facilitando o envio por e-mail ou armazenamento em nuvem.

2. Preenchimento de formulários

Outro ponto que um editor de PDF pode facilitar muito a rotina do RH é no preenchimento de formulários, trazendo, inclusive, ainda mais automatização no processo. Isso mesmo! Ferramentas como assinatura digital e campos preenchíveis tornam mais rápido o processo de cadastro de novos colaboradores.

Além disso, com a utilização do formato de PDF, o departamento pode trazer uma economia de papel e ainda tornar o setor mais sustentável. Afinal, é possível combinar documentos do Word em PDF, assim, você eliminará a necessidade de formulários físicos.

3. Assinatura digital

Com o intuito de trazer ainda mais agilidade em processos, a assinatura eletrônica em contratos de trabalho traz uma economia de tempo e ainda reduz atrasos. Ah! Não precise se preocupar porque as assinaturas digitais têm validade legal, garantindo conformidade com as normas.

Quando o RH implementa a assinatura digital, poderá eliminar a necessidade de imprimir, assinar, digitalizar e enviar documentos. Mais uma vantagem é que este recurso possibilita que as assinaturas aconteçam em qualquer momento ou lugar, já que é necessário apenas dispositivos conectados à internet para que o processo seja concluído.

Gostou da ideia? Porém, isso só é possível se utilizamos editores de PDF para transformar o arquivo no formato. 

4. Armazenamento e backup

O armazenamento e backup de dados é importante para o setor de Recursos Humanos (RH), pois este departamento lida com informações críticas e sensíveis, como dados pessoais dos colaboradores, contratos, folhas de pagamento e avaliações de desempenho. A implementação de práticas seguras e eficientes de armazenamento e backup protege a integridade e a disponibilidade dessas informações.

Os PDFs são compatíveis com ferramentas de armazenamento em nuvem, como Google Drive ou Dropbox, facilitando a consulta a qualquer momento. Porém, só não se esqueça de armazenar documentos importantes em múltiplos locais para evitar perdas.

Não se esqueça de fazer backups periódicos, como diário ou semanal, dependendo do volume de dados gerados.

5. Economia de tempo

Outro motivo para utilizar um editor de PDF pode facilitar muito a rotina do RH é a economia de tempo. Em diversos itens acima já falamos isso. Sabe por quê? O PDF tem a capacidade de automatizar vários processos.

Além de ser um formato versátil, seguro e amplamente aceito e, por isso, é uma ferramenta indispensável para simplificar as atividades diárias do RH.

Só um ponto importante. Se você optar por utilizar o formato no dia a dia do seu departamento, não esqueça de ensinar os colaboradores do setor a utilizar ferramentas de PDF para edição, assinatura e organização.

Essa transformação digital não apenas otimiza operações internas, mas também melhora a experiência de colaboradores e candidatos.

Como utilizar um editor de PDF no dia a dia do RH?

Gostou de tudo o que citamos e você quer combinar PDF no RH da sua empresa? Existem diversas ferramentas que podem te ajudar neste trabalho.

O PDFelement, da Wondershare, por exemplo, é uma opção de fácil utilização que pode ser aplicada em diversas tarefas. Inclusive, se você tiver um arquivo em Word e quiser mesclar com um PDF, é possível e o processo é bem simples. 

A primeira coisa a ser feita é abrir o PDFelement no seu computador. Ah! A empresa oferece aos clientes um teste grátis. Pronto! Com o programa aberto, você deverá clicar em "Combinar PDF" para que os arquivos em Word sejam importados. 

Depois disso, você verá que abrirá uma nova janela. Neste momento, você deve ir até “Adicionar Arquivos" (do lado direito da tela) para escolher quais arquivos serão colocados no programa. Quando tudo estiver pronto, clique em "Avançar". Com tudo concluído, os arquivos serão mesclados.

O terceiro passo, que é opcional, é a edição do arquivo PDF. Depois que os arquivos em Word carregarem, é possível fazer alterações como adicionar informação, remover ou fazer substituição do texto ou imagem. 

Se você deseja alterar algo, basta ir em "Editar" na guia localizada na parte de cima. Após as alterações prontas, é só clicar em "Arquivo" e vá em "Salvar". 

É necessário selecionar um nome e o local onde o PDF será salvo. Após isso, o arquivo está pronto para ser compartilhado ou apenas ficar na pasta escolhida. 

Uma das vantagens do PDFelement é que você poderá criar em PDF partindo de páginas em branco, de imagens ou até mesmo de contratos em Word.

Como um editor de PDF pode ser seu aliado para manter a conformidade legal

No ritmo acelerado do dia a dia de recursos humanos, garantir que tudo esteja em ordem e em conformidade com a legislação não é apenas uma tarefa, mas uma missão de extrema importância. Afinal, documentos como contratos de trabalho, acordos de confidencialidade e outros papéis essenciais não são apenas registros; eles representam a confiança e os direitos dos colaboradores. E para que isso seja feito com precisão, o uso de um editor de PDF pode ser o seu maior aliado.

Facilitando o processo de recrutamento e seleção

O recrutamento é um momento crucial, onde o RH faz a ponte entre as pessoas e a empresa, ajudando a moldar o futuro da organização. Durante esse processo, a quantidade de currículos e formulários pode ser desafiadora. Mas a boa notícia é que um editor de PDF transforma essa tarefa em algo mais simples e organizado. Ao converter currículos em um formato padrão e seguro, você tem tudo ao seu alcance, pronto para ser analisado com calma e atenção.

Além disso, a capacidade de adicionar anotações e destacar pontos importantes em um único arquivo permite que a equipe de RH se concentre no que realmente importa, sem o desgaste de criar múltiplos documentos ou perder tempo com impressões desnecessárias. E quando falamos de formulários preenchíveis, o processo seletivo ganha ainda mais agilidade, com candidatos enviando suas informações de forma rápida, sem complicação.

Reduzindo erros e garantindo precisão nas informações

Erros em documentos podem causar complicações sérias e até mesmo prejudicar a confiança entre empresa e colaborador. Cada número, cada dado, é importante, e um simples erro pode resultar em problemas imensos. Com um editor de PDF, você pode corrigir informações com precisão, sem perder a formatação original do documento. Não há necessidade de reescrever tudo; basta ajustar o que é necessário, sem comprometer a estrutura e a clareza.

E o melhor de tudo: muitos desses editores oferecem uma ferramenta de comparação de documentos, onde você consegue visualizar rapidamente as diferenças entre versões e garantir que todas as alterações feitas sejam as corretas. Isso não só facilita o trabalho, mas traz uma paz de espírito ao saber que cada detalhe foi cuidadosamente verificado.

Facilitando a colaboração entre departamentos

O RH é um elo fundamental entre diversos setores da empresa, e uma boa comunicação entre todos é essencial para o sucesso de qualquer organização. Quando diferentes departamentos — como jurídico e financeiro — precisam colaborar, um editor de PDF torna tudo muito mais simples e eficiente. Com a possibilidade de editar, comentar e compartilhar documentos em tempo real, todos os envolvidos podem colaborar de forma ágil, independentemente de onde estejam.

A nuvem e o envio rápido de documentos por e-mail tornam esse processo ainda mais ágil, permitindo que equipes de diferentes filiais ou locais possam trabalhar juntas sem a frustração de barreiras físicas. Em tempos onde a agilidade é essencial, essas ferramentas oferecem mais do que facilidade; elas criam uma sensação de união e eficiência.

Melhorando a experiência do colaborador

Por fim, vale lembrar que a tecnologia não serve apenas para facilitar o trabalho do RH — ela também transforma a experiência do colaborador. Em vez de depender de processos burocráticos e de ter que esperar por semanas para acessar documentos importantes, o colaborador pode obter informações cruciais a qualquer momento, de forma prática e transparente. Isso cria um ambiente mais positivo e fluido para todos.

Com um simples clique, os funcionários podem acessar seus contracheques, assinar acordos ou até mesmo atualizar suas informações. Isso não só melhora a organização do trabalho, mas também transmite uma mensagem clara: a empresa se importa, ela valoriza o tempo e as necessidades dos seus colaboradores. E, no final das contas, quando os colaboradores estão satisfeitos, toda a empresa ganha.

E aí? Entendeu por que um editor de PDF pode facilitar muito a rotina do RH? Deixe a sua opinião e bom trabalho!